Для успешной работы компании необходимо эффективно организовать документооборот, управление бизнес-процессами и взаимодействие сотрудников. Это важно для любой компании, но особенно актуально для крупных корпораций, имеющих десятки отделов, сотни сотрудников и гигабайты данных. С появлением цифровых технологий эти задачи значительно упростились благодаря появлению специального программного обеспечения.

Одним из популярных решений в этой области является Microsoft SharePoint. Он позволяет выбрать наиболее подходящие инструменты для конкретной компании и сократить время на выполнение задач. Главное - правильно научиться применять функционал программы.

Если компания обладает большими объемами данных, то настройка SharePoint и правильный выбор наиболее подходящих инструментов будут весьма актуальны. SharePoint не только значительно упрощает работу внутри компании, но и повышает продуктивность ее деятельности в целом.

Microsoft SharePoint Products and Technologies – это целый комплекс программ, выпущенный корпорацией Microsoft. Все они призваны решить ряд важных задач, таких как создание среды для комфортного взаимодействия сотрудников, хранение, систематизация и поиск информации, управление рабочими процессами и другие.

В состав Microsoft SharePoint Products and Technologies входят следующие программные продукты:

• Microsoft SharePoint Foundation (ранее Windows SharePoint Services) – клиентская программа, которая обеспечивает начальные возможности для совместной работы внутри компании. С ее помощью можно хранить, обрабатывать и находить файлы, контакты и другую информацию, а также отслеживать документооборот и планировать задачи. Данная версия подходит для удовлетворения потребностей небольших компаний, но для крупных корпораций разработаны более продвинутые редакции – SharePoint Server Standard и SharePoint Server Enterprise.
• Microsoft SharePoint Server (ранее Microsoft Office SharePoint Server) – комплект серверных приложений, встраивающий возможности SharePoint Foundation в MS Office. Это платный софт, который обладает множеством функций, недоступных в SharePoint Foundation.

Также в рамках MS SharePoint весьма популярны программы Microsoft SharePoint Designer и Microsoft SharePoint Workspace.

• Microsoft SharePoint Designer (SPD) – HTML-редактор, предназначенный для создания и редактирования веб-сайтов в MS SharePoint. С помощью SPD можно создавать встроенные средства редактирования благодаря визуальному интерфейсу.
• Microsoft SharePoint Workspace – приложение, позволяющее получать доступ к содержимому SharePoint в режиме реального времени и совершать операции с документами и другими рабочими данными.

MS SharePoint – это платформа для создания интранет-сайта компании с обширным функционалом для более продуктивной работы компании за счет удобной настройки и автоматизации внутренних процессов. SharePoint Foundation и SharePoint Server – это две ключевые составляющих пакета Microsoft SharePoint, главными функциями которых являются создание оптимальной среды для сотрудничества и автоматизации рабочих процессов.

Возможности и функционал корпоративного портала SharePoint

Сразу стоит отметить, что портал SharePoint не подходит для каждой компании в качестве готового «коробочного» решения. Его необходимо приспосабливать под цели пользователя, выстраивать структуру и создавать отдельные страницы. С одной стороны, это плюс, так как получается именно то, что нужно конкретной организации. Однако процесс внедрения корпоративного портала SharePoint может затянуться на несколько месяцев, что не всегда приемлемо, особенно для малых компаний.

Структура портала

Как мы уже заметили, типовой структуры у SharePoint нет: ее разрабатывают индивидуально в соответствии с потребностями той или иной компании. Чаще всего это центральный портал, который служит местом доступа к веб-узлам дочерних уровней — сайтам отделов, пользователей, хранилищам данных. В структуре SharePoint есть особые элементы, которые позволяют сформировать и упорядочить содержимое портала именно так, как это нужно в данном случае.

1. Сайты: пользователи могут создавать самостоятельно веб-узлы разных типов, включая сайты групп, вики-сайты, блоги, шаблоны приложений и рабочие области.
2. Область портала: предназначена для представления ступенчатой структуры интранета. Портал может включать несколько областей разного уровня, созданных для каждого отдела компании, и пользователи могут создавать дочерние области в рамках своей области портала.
3. Библиотеки документов: один из ключевых элементов структуры портала SharePoint. Это хранилище информации, которое может содержать текстовые файлы, электронные таблицы, графические и видеоматериалы, и доступ к документам могут иметь все участники группы.
4. Списки: содержат данные, которые не являются документами, например, ссылки, контакты, задачи, события, извещения и календари. Содержимое списков можно обрабатывать и редактировать.
5. Веб-части: это особые компоненты структуры SharePoint, которые выглядят как визуальные блоки, позволяющие обычным пользователям управлять веб-страницами.

Какие задачи решает корпоративный портал MS SharePoint

Цели внедрения SharePoint в компании — оптимизировать рабочие процессы, сэкономить время сотрудников и материальные ресурсы. С помощью корпоративного портала SharePoint можно добиться таких результатов:

1. Работа в совместной среде: быстрый обмен документами, новостями, ссылками и прочими ресурсами, а также оптимизация коммуникативных процессов.
2. Удобный доступ к корпоративной информации: пользователи могут легко найти необходимый документ, таблицу с аналитическими данными, обучающие материалы и контакты нужных людей.
3. Систематизация документооборота: уменьшение времени на поиск документов и их регистрация.
4. Прозрачность структуры предприятия, что облегчает адаптацию новых сотрудников.
5. Решение проблем контроля выполнения задач: регистрирование любых изменений и оперативное следование за состоянием рабочих вопросов.
6. Автоматизация бизнес-процессов: сокращение времени, необходимого на выполнение рутинных операций вручную.
7. Обеспечение эффективного внутрикорпоративного общения: создание достаточно удобной среды для обсуждения рабочих вопросов.

Интерфейс портала

Для достижения таких результатов MS SharePoint предлагает широкий функционал. С помощью корпоративного портала SharePoint можно:

1. Создавать сайты групп, блоги, вики, форумы.
2. Публиковать и редактировать контент.
3. Обсуждать рабочие темы на форумах и в блогах.
4. Получать общий доступ к файловому хранилищу.
5. Работать с файлами удаленно.
6. Управлять данными на сайтах групп, предоставлять доступ к ним.
7. Быстро находить информацию.
8. Совместно редактировать документы, в том числе с разных устройств.
9. Оперативно оповещать сотрудников о важных событиях и задачах.
10. Создавать профили пользователей.

MS SharePoint: достоинства и недостатки

MS SharePoint — одна из наиболее популярных платформ на рынке корпоративных портальных решений. Это объясняется не только потребителями, которые доверяют бренду Microsoft, но также и объективными преимуществами, имеющимися у данного продукта. Тем не менее, MS SharePoint, как и любой другой продукт, имеет как плюсы, так и минусы, что открывает возможности для конкуренции других производителей.

Посмотрим на некоторые неоспоримые плюсы Microsoft SharePoint. Во-первых, это высокое качество, которое присуще всем продуктам Microsoft. Во-вторых, это эффективное решение рабочих вопросов. Однако, наибольшим достоинством данной платформы является ее широкий функционал и безграничные возможности настройки и расширения, которые позволяют приспособить ее под индивидуальные нужды компании. Более того, SharePoint очень легко интегрируется с другими продуктами Microsoft.

Ключевыми недостатками MS SharePoint являются следующее. Во-первых, большое количество функций делают данный портальный решение сложным и "тяжелым". Это означает, что для того, чтобы внедрить и настроить SharePoint, необходимо обладать обширными и глубокими знаниями, а пользователям придется потрудиться для освоения программы. Во-вторых, так как SharePoint является продуктом Microsoft, он идеально интегрируется с продуктами данного разработчика, однако плохо совместим с софтами других поставщиков. Более того, из-за высокой стоимости лицензии, платных продуктов (MS SharePoint Server и других), а также сложности внедрения, данное решение является довольно дорогостоящим. В-третьих, срок внедрения MS SharePoint может достигать полугода и более из-за его сложности.

Из-за перечисленных недостатков, MS SharePoint не является оптимальным выбором для компаний, занятых в сегменте малого бизнеса. Он также не является лучшим выбором для организаций, которые используют программное обеспечение от других производителей.

Но помимо всего прочего, не следует забывать о таких аспектах как корпоративная культура и психологический климат в организации. Для того чтобы успешно внедрить MS SharePoint, руководители должны учитывать и эти факторы. Безусловно, SharePoint — это прекрасный рабочий инструмент, однако он не является полностью решением проблемы коммуникации внутри компании и не располагает средствами мотивации к общению, в этом смысле уступая другим решениям, таким, например, как корпоративные соцсети.

Фото: freepik.com