Автоматизация закупок: в чем польза решения для компании?
Для бизнеса любого масштаба важно, чтобы закупки были правильно организованы. Когда компания небольшая, руководство вместе с ассистентами может заняться этим делом. Однако, когда предприятие начинает расти, необходимость в трудовых ресурсах и временных затратах также возрастает. В такой ситуации рекомендуется использование системы автоматизации закупок. В данной статье мы расскажем о том, что это такое и какие преимущества может принести данная система организации закупок.
Автоматизированные закупки – это процесс выполнения закупок на предприятии с помощью специальной программы, которая позволяет оперативно собирать и обрабатывать информацию по закупкам, составлять их план, формировать договоры и тендерные документы, а также согласовывать сроки поставок. Это позволяет повысить эффективность работы отдела закупок и компании в целом.
Основным преимуществом автоматизации закупок является сокращение затрат на 15–16% и ускорение закупочного процесса на 20–30%. При этом автоматизированная система отслеживает все этапы закупки, что помогает руководству компании видеть деятельность сотрудников и поставщиков и понимать, насколько эффективно они работают. Кроме того, при автоматизированной форме организации закупок данные аккумулируются в одном месте, а документация находится в полном упорядоченном комплекте, что минимизирует риски потери нужной информации.
Также автоматическая организация процесса закупок позволяет компании увеличить количество поставщиков и создать между ними конкуренцию, что может привести к предложениям на более выгодных условиях без ущерба для качества. Это благотворно влияет на развитие фирмы.
Однако, основным недостатком автоматизированных закупок является необходимость обучения сотрудников работе с системой. В небольших фирмах это можно сделать легко, но в крупных компаниях с филиалами в разных городах это может быть сложнее. Организации, которые специализируются на установке и внедрении таких систем, обычно предоставляют презентации и гайды по работе с ними.
Как пример, автоматизация складского хозяйства в компании «Вимм-Билль-Данн» привела к сокращению количества возвратов продукции на практически вдвое, увеличению количества обрабатываемых в сутки заказов на треть и росту показателя точности работ с 77% до 99%.
Каждая компания имеет свои уникальные бизнес-процессы, которые необходимо учитывать при внедрении автоматизации. В этом случае, возникает необходимость использования различных систем для организации автоматической закупки. Например, если головной офис компании использует SAP, а филиал в другой стране работает на 1С ERP, то для эффективного автоматизирования закупок необходимо провести доработки и наладить интеграцию между двумя системами. Конечно, можно использовать локальные базы данных, но данное решение имеет свои недостатки, такие как:
- Конфиденциальная информация рискует быть утеряна или скомпрометирована. Киберпреступления стали обыденностью, а защита самых известных баз данных ни в коем случае нельзя считать надежной.
- Руководитель не сможет быстро найти информацию о тендерах, сроках и результатах. Это достаточно существенный недостаток, так как оперативность в бизнесе играет важную роль.
- Коммуникация с поставщиками ведется посредством электронной почты и телефона, что не позволяет сохранить полную историю взаимоотношений с партнерами. Данная информация является важной как для анализа результатов сотрудничества, так и для решения конфликтов с бизнес-партнерами.
- Необходимо каждый раз создавать новые документы и письма, отсутствует систематизированное хранилище шаблонов и типовых документов. Это отнимает много времени, которое можно было бы использовать более продуктивно.
Следовательно, использование локальных баз данных подходит только для начинающих предпринимателей. Это просто и удобно в использовании, однако при расширении бизнеса теряет свою актуальность. Вместо этого, все быстрорастущие компании применяют автоматизированные системы организации закупок, которые помогают решить все вышеперечисленные проблемы.
Особенности реализации систем
Реализация системы включает в себя несколько фаз. В начале проекта необходимо исследовать бизнес-процессы в компании, чтобы тщательно спроектировать и разработать программное обеспечение. Не стоит забывать, что качество «железа» тоже играет важную роль, так как подобное оборудование может не выдержать нагрузки. Однако специалисты в области автоматизированных процессов закупок могут учитывать подобные особенности и предложить индивидуальное решение.
После установки программы для автоматизации закупок необходимо обучить сотрудников работе с ней. Для доступа к системе можно предоставить разрешения как всем пользователям, так и только нескольким администраторам, ответственным за закупки в компании. Если компания имеет несколько отделов, то такую систему нужно установить в каждом из них. Рекомендуется начать с тестового периода в первое время. Это поможет сотрудникам ознакомиться с нововведением в спокойной обстановке, а руководству увидеть работу системы в действии.
Проведение автоматических закупок может показаться сложным процессом на первый взгляд, однако компании, занимающиеся разработкой и внедрением подобных решений, имеют отделы технической поддержки, которые готовы помочь с решением вопросов. Главное – выбрать проверенного поставщика данных услуг.
Фото: freepik.com